Podľa nového prieskumu firmy Adecco, väčšina pracujúcich (57 %) pripúšťa, že svojho spolupracovníka posudzuje podľa čistoty pracovného priestoru a takmer polovica tvrdí, že boli „zdesení“ keď vošli do špinavej kancelárie. Nedovoľte, aby neporiadok prekryl vaše skutočné schopnosti. Odborníci vám ponúkajú 10 ľahkých tipov ako si na jar upratať svoju kanceláriu a udržať v nej poriadok.
1. Rozdeľte svoj pracovný priestor do zón
Expert Peter Walsh naznačuje, že každý profesionál sa musí najprv spýtať sám seba, čo chce od svojho kancelárskeho priestoru a ako má spĺňať jeho potreby. Po rozhodnutí, ako chcete a potrebujete využiť priestor, si nastavte zóny pre každodenné funkcie. Môžete požadovať pracovný priestor pre váš počítač, priestor na knihy a knižnicu pre váš výskum, úložný priestor pre kancelárske potreby a zakladací priestor pre archív. To vám poskytne základ pre efektívnejšie využitie priestoru.
2. Na dosah ruky si dajte len to, čo naozaj potrebujete
„Na dosah ruky by ste mali mať len veci, ktoré potrebujete okamžite,“ hovorí Walsh. Stojan s perami, kopa papierov a staré šálky kávy musia zmiznúť. Namiesto toho zbavte svoj pracovný stôl vizuálneho neporiadku tým, že si na ňom ponecháte len to podstatné. Pre väčšinu z nás sú to: monitor a klávesnica, telefón, dve perá, jeden notebook, lampa a jedna rodinná fotografia. Kancelárske potreby, dokumenty a osobné predmety by mali byť uchovávané v oblastiach, ktoré sú pre ne určené.
3. Vytvorte si systém denníka
„Kancelária bez papiera je fraška,“ hovorí Laura Stack , prezidentka poradenskej firmy time manažmentu Produktivity Pro. „Väčšina profesionálov je dnes pochovaných pod hromadou papiera.“ Zefektívnite proces so zakladačmi s označenými nápismi: Prečítať, Urobiť, Založiť. Stanovte si dni v týždni pre každý z nich a tak nebudete cítiť silnú potrebu urobiť všetko naraz. Pri rozbehnutých projektoch označte súbory farebne a oddeľte ich od svojich archívov. Týmto spôsobom budete vedieť kde čo je a čo vyžaduje vašu pozornosť ako prvé.
4. Stanovte si limity
„Problémom nie je priestor, ale príliš veľa vecí,“ hovorí Walsh. Nastavte limity na množstvo vecí, ktoré budete tolerovať hneď od začiatku. Vyberte si len jednu poličku. Keď je plná, dajte preč jednu knihu namiesto každej novej, ktorú pridáte na udržanie tohto limitu. To isté platí aj pre archiváciu. Keď sa skrinka zaplní, zbavte sa papierov, ktoré už nepotrebujete. Dlhodobá údržba je rovnako dôležitá ako pôvodný plán.
5. Každá zásuvka má určený obsah
„Väčšina ľudí hádže veci do zásuvky len preto, aby ich dali preč zo stola,“ hovorí Jane Brown, zakladateľ organizácie a dizajnovej spoločnosti Interiors, Jane Brown. Po čase však nemajú ani poňatia, čo v tej zásuvke je a boja sa ju aj otvoriť. Brown navrhuje využiť zásuvkové deliace plochy a dať všetko svoje miesto, ako aj priehradky na kancelárske spinky a gumičky. Potom si prejdite zásuvku každých šesť týždňov a upracte všetko, čo nie je na svojom mieste, alebo sa nepoužíva. A túto úlohu si dajte do svojho kalendára, radí Brown, ako keby ste mali mať schôdzku.
6. Nepoužívajte svoj e-mail ako zoznam úloh
Stack vraví, že väčšina z nás sa topí v e-mailoch a príliš často používame naše e-mailové schránky ako zoznam úloh. Tvrdí, že digitálny neporiadok môže byť stresujúci a oslabovať našu energiu rovnako, ako fyzický neporiadok. Stack navrhuje vedenie e-mailovej schránky podobne ako dokumenty, či už pomocou foldrov alebo funkciami úloh zabudovaných do softvéru. Napríklad, namiesto toho, aby ste nesystematicky označovali emaily farebnými zástavkami, nastavte si sledovanie pripomienok prostredníctvom programu Outlook alebo Entourage.
7. Efektívne ikony na ploche počítača
„Každé ráno by vás vaša kancelária by mala privítať a motivovať k tomu, aby ste zo seba vydali to najlepšie, čo vo vás je,“ hovorí Walsh. To platí aj o počítači, ktorý je základným nástrojom moderného pracovníka. Obrazovka preplnená ikonami bude pravidelne spúšťať váš stresový hormón a znemožní vám nájsť tú správnu ikonu v čo najkratšom čase. Namiesto toho si vytvorte logický digitálny systém evidencie a znížte počet svojich ikon na ploche na pár vyvolených. Z rovnakého dôvodu vymažte všetky lístky s poznámkami a pripomienky z vášho monitora, pretože vás budú len vyrušovať pri práci.
8. Stojan alebo háčiky na oblečenie
Osobné veci môžu rýchlo ovládnuť náš pracovný priestor na podlahe alebo v počítači, ak nemajú svoje určené miesto, hovorí Brown. Navrhuje závesné háčiky alebo stojan na usporiadanie vášho odevu. Môžete mať samostatný háčik pre vašu tašku, bundu či dáždnik. Vytvorte si každodenný návyk na ich zavesenie a dosiahnete tak príťažlivý vizuálny efekt. Vďaka tomuto systému nebudú vaši kolegovia musieť prekračovať vašu tašku alebo sedieť na vašom kabáte.
9. Košík alebo zásuvka na krátkodobé uskladnenie
Aj pri najlepšie naplánovanej organizácii vecí môže existovať nadbytok. Spoznajte sami seba a svoje návyky. Pravdepodobne budete potrebovať priestor na krátkodobé uskladnenie. Možno dostávate dennú tlač alebo niekoľko predplatených časopisov. Na tieto položky si vyhraďte košík a priebežne ich odkladajte. Ak so sebou nosíte športovú tašku alebo náhradné topánky, priraďte im zásuvku, skriňu alebo poličku, aby sa vám dostali z dohľadu.
10. Pravidelne dezinfikujte
Aj keď všetko vrátane vás vyzerá úhľadne, je nevyhnutné, aby ste zabránili nahromadeniu prachu, špiny, škvŕn od jedla alebo odtlačkov prstov. Jennie Dede z firmy Adecco odporúča pravidelne raz týždenne použiť dezinfekčné obrúsky na svoj písací stôl, telefón, klávesnicu a monitor. Tento zvyk vás taktiež prinúti upratať na stole odložené papiere a veci, ktoré tam nepatria. Podľa prieskumu tri štvrtiny pracovníkov tvrdí, že čistá kancelária zvyšuje ich produktivitu.
Ilustračné foto: Pixabay.com
Zdroj: www.kancelarie.sk